We were Gents and Wijs, but now you can call us Duke & Grace.

2Ghent

Foreestelaan 1
9000 Ghent

Brussels

Antwerpselaan 40
1000 Brussels

Deze post is gearchiveerd.

Ga naar onze recente blogposts


3 mei 2019 - Story

Wat er in de briefing voor je nieuwe website moet en wat niet

Ook al zitten wij aan de andere kant van de tafel, we beseffen dat het niet evident is om in een document duidelijk te maken wat je verwacht van je nieuwe website. Er zijn heel wat factoren waar je rekening mee moet houden en hoe meer collega’s betrokken worden, met hoe meer uiteenlopende meningen je ongetwijfeld te maken zal krijgen. Wij geven je vier tips waarvan we geloven dat ze de klus net iets makkelijker zullen maken.


Tip 1: zoek een partner, geen leverancier

Een nieuwe website ‘bestel’ je niet zomaar. Het is het resultaat van de samenwerking die je aangaat met een agentschap waarin beslissingen samen worden gemaakt in functie van jouw doelstellingen. De rol van het agentschap beperkt zich daarbij niet tot louter uitvoering: we bouwen verder op jouw input met onze eigen ervaring, kennis, en inzichten over het online gedrag van je doelgroepen. Slechts vanuit die combinatie kunnen we op een gefundeerde manier de blauwdruk van je website creëren en uiteindelijk beginnen te bouwen.

Het is niet logisch om over je hele interieur en tuininrichting te beslissen nog voor de architect de eerste lijnen van je grondplan heeft getekend. Op dezelfde manier mag je je briefing niet beschouwen als je volledige nieuwe website in tekstversie. Het is een document dat in de eerste plaats duidelijk het doel van je project moet aangeven en een aantal must haves moet aanduiden, eerder dan de gedetailleerde beschrijving van hoe de site er in jouw hoofd uitziet (of in het gedeelde brein van marketing, IT, sales en corporate). De kans is immers groot dat de eerste analyses en conceptualisaties in het proces dergelijke beschrijving minstens gedeeltelijk zullen tegenspreken, terwijl het jou en je collega’s toch heel wat denk- en schrijfwerk gekost zal hebben om dat verhaal af te krijgen.

Samengevat: ga niet zomaar op zoek naar een prijzenlijst op basis van de nodige pagina’s en functionaliteiten.

  • Vraag agentschappen om een visie te formuleren op je project
  • Probeer je briefing te beperken tot een tiental pagina’s
  • Pols naar hoe het agentschap samenwerkt met bestaande klanten voor gelijkaardige projecten

Tip 2: geef wat context mee

Huidige situatie

Al hadden we tien deurbelfabrikanten in ons portfolio, dan nog zullen we ons baseren op de specifieke context van jouw deurbelbedrijf in plaats van op wat we al weten over je sector. Vertel ons waar je bedrijf voor staat en waar je het verschil maakt met concurrenten. Wie zijn je klanten en waarom komen ze bij jou? Welke mensen bereik je nog niet? Hoe worden je sales georganiseerd? Hoe meer je kan vertellen over je huidige business- en marketingstrategie, hoe beter een agentschap kan inschatten hoe je digitale strategie en website daarop moeten aansluiten.


Gewenste situatie

De aspiraties en inspiraties van je bedrijf mogen zeker niet ontbreken in het document. Naar welke bedrijven kijk je op? Wat vind je goeie websites? Hoe zie je het digitale evolueren in je sector? Hoe zie je gelijkaardige bedrijven in het buitenland omgaan met digitale transformatie? Wanneer zou je je websiteproject een succes noemen?

Samengevat: laat ons weten wat de bestaansreden is van je bedrijf, hoe je je organiseert, hoe je je onderscheidt en waar je naartoe wilt. Je nieuwe website moet daar perfect op kunnen vastklikken.

  • Beschrijf je business- en marketingstrategie
  • Beschrijf de uitdagingen waar je voor staat
  • Vermijd algemeenheden!

Tip 3: begin bij het einde

Als je op de eerste pagina van je briefing schrijft op welke browsers de site moet werken, ben je waarschijnlijk niet goed bezig. Begin met je de vraag te stellen wat de website aan het einde van de rit moet opleveren. Het korte antwoord daarop zal in 90% van de gevallen ‘meer business’ zijn. Dat is je primaire objectief. Vervolgens bepaal je secondaire objectieven, namelijk de doelen die in functie van ROI staan. Dat kan het genereren zijn van onder andere:

  • Leads

  • Online aankopen

  • Contactnames

  • Inschrijvingen / registraties


Pas daarna kan je gaan nadenken over wat er op vlak van design en technologie voorzien moet worden ter ondersteuning van je doelstellingen. Vergeet niet dat design en technologie slechts middelen zijn om je strategie te realiseren. Zo wil je responsive (of adaptive) design zodat je doelgroepen je platform kunnen gebruiken anywhere and anytime, niet zomaar omdat Google wil dat je meer mobiel wordt. Je wilt social sharing buttons in je blog omdat je vanuit je contentstrategie in die mate meerwaarde zal creëren dat je gelooft dat gebruikers uit zichzelf artikels zullen delen (gratis marketing!), niet omdat het tegenwoordig gewoon zo hoort. Je wilt een degelijk, fexibel CMS om je website efficiënt te kunnen beheren in functie van je marketing en dus je gebruikers, wat verder gaat dan de vereisten van je IT-dienst. Laat ons dus zeker weten wat je visueel en technisch verwacht, maar verlies nooit uit het oog dat die onderdelen in het teken staan van je objectieven.

Samengevat: bepaal eerst welk resultaat je voor ogen hebt met het project. Alle onderdelen die je aanduidt voor je nieuwe website moeten in dienst staan van dat objectief.

  • Vermeld zeer duidelijk wat het platform moet ‘opbrengen’
  • Beschrijf op welke manier structuur, design en technologie die doelstellingen volgens jou kunnen ondersteunen
  • Beschrijf wat je klanten belangrijk vinden met betrekking tot online touchpoints

Aanvullend: Als je bedrijf met een CRM, een ERP of een ander type klant- of productdatabase werkt, is het logisch dat je nieuwe website kan communiceren met die systemen. Het kan de interne workload een pak verlagen en je marketing efficiënter doen verlopen. Laat ons dus zeker weten met wat voor technologie je werkt op dat vlak en hoe je voorlopig de flows ziet van een toekomstige koppeling. Dat is nuttige input voor de development fase in het webproject. Vergeet echter niet dat er een technische analyse nodig zal zijn voor er een inschatting gemaakt kan worden op vlak van aanpak en budget. Een fixed price vragen voor een datakoppeling in een presales fase betekent dat je een blinde estimatie vraagt die zowel jezelf als je nieuwe partner zuur kan opbreken in de toekomst. Dat is zelfs het geval wanneer de partners in je selectieronde hopen ervaring hebben met de taal van je databases.

Tip 4: beslis hoe je een partner zal kiezen

Als je kan bepalen wat de belangrijkste factoren zijn in je keuze voor een online agentschap nog voor je je briefing uitstuurt, zal dat je een hoop discussies en twijfels besparen nadat je offertes en/of presentaties hebt gekregen van de verschillende deelnemers. Die criteria extra duidelijk aanstippen in je briefing kan overigens ook alleen maar voordelen hebben, omdat je de agentschappen vraagt om zich vooral te bewijzen op die zaken die je het belangrijkst vindt.

Twee belangrijke nuances

Prijs
Je vindt in België digitale agentschappen in alle mogelijke formaten en met alle mogelijke expertises. Een grote groep daarvan levert werk van degelijke tot hoge kwaliteit. Toch kun je, zelfs als je een viertal agentschappen hebt aangeschreven die in die talentvolle groep zitten, ervan uitgaan dat er sterke prijsverschillen zullen zitten in de offertes die je binnenkrijgt. Dat komt omdat de visies, processen, technologieën, profielen en uurtarieven zullen variëren tussen de verschillende bedrijven. Probeer dus zo goed mogelijk te achterhalen wat het verschil in prijs betekent op vlak van de kwaliteit die je verwacht.

Vergelijk het met een nieuwe wagen kopen. Wil je dagelijks gewoon veilig van punt A naar een niet zo ver afgelegen punt B, dan kan een Renault Twingo volstaan. Dan hoef je niet eens een Tesla te overwegen. Verwacht je veel meer van je rijervaring, dan laat je je best niet te veel leiden door de prijzen van een Twingo. Wees er in dat geval trouwens ook op voorbereid dat uitzonderlijke modellen vaak iets langere levertermijnen hebben. Kanttekening: anders dan in de automobiele industrie, waar één garage nooit beide vermelde wagens zal verkopen, kan één digitaal agentschap vaak wél erg uiteenlopende oplossingen aanbieden in functie van je doelstellingen gekoppeld aan je budget. Als je al in je briefing aangeeft welk budget je voor ogen hebt, beperk je de kans dat je uiteindelijk fonkelnieuwe full-options zal moeten vergelijken met opgeknapte tweedehandswagens.

Design
Het valt te begrijpen dat je vooral een visueel idee hebt van je nieuwe website. Misschien kan je de nieuwe homepage al zien als je je ogen sluit. Maak echter niet de fout om van deelnemende agentschappen al designs te vragen in hun pitch en, als je dat toch zou doen, zie het vooral niet als een doorslaggevende factor in je zoektocht. Begrijp ons niet verkeerd, design is belangrijk. Je website moet er uitzonderlijk goed uitzien. Toch is het zo dat het design van je website een product is van een proces dat ingesteld wordt om ervoor te zorgen dat je site doet wat hij moet doen voor de gebruikers ervan. Dat ontwerp moet dus perfect samenkomen met de informatiearchitectuur die vooropgesteld wordt vanuit analyses en expertise. Een professionele designer met een paar jaar ervaring kan op minder dan een week tijd pagina’s ontwerpen waarvan je gaat geloven in een betere wereld, maar in een presales fase zal dat nooit de juiste representatie zijn van je toekomstig project. Focus dus op de inhoud.

Samengevat: hoe meer je op voorhand anticipeert op de te maken keuze door aan te duiden wat voor jou de belangrijkste criteria zijn, hoe gemakkelijker je uiteindelijk die keuze zal kunnen maken.

  • Bepaal een puntentsysteem voor het beoordelen van de voorstellen die je krijgt
  • Vermeld indien mogelijk een prijsvork in je briefing
  • Vraag geen pre-sales design
Net als je websitebriefing is dit artikel in principe nooit af en heeft het dus in plaats van zo volledig mogelijk te willen zijn vooral gefocust op de kern van de zaak. We hebben geprobeerd om aan de hand van deze vier tips inzichten mee te geven die er volgens ons voor kunnen zorgen dat je selectierondes efficiënter zullen verlopen en dat het uiteindelijke resultaat van het project dichter bij je verwachtingen zal liggen.

Aarzel niet om ons te contacteren voor meer advies. Je briefing ligt al klaar? Ook dan kan je natuurlijk bij ons terecht.

Succes!
Stijn Verhaeghe

Stijn Verhaeghe

Account Manager

Share this insight on

It's time to stop scrolling and start making.

Let's get in touch

Call us +32 9 335 22 80

Back to top