Hoe organiseer je een succesvolle hackathon? Volg deze tips!

Laten we beginnen bij het begin ...

Het woord ‘hackathon’ bestaat uit twee herkenbare delen:

• Hack: een handigheidje om iets te bereiken. Denk bijvoorbeeld aan de populaire life hacks: alles dat op een slimme, onconventionele manier een probleem oplost.
• athon: zoals in marathon, want een goede hackathon duurt onafgebroken langer dan één dag.

Tijdens een hackathon is het de bedoeling om zo snel mogelijk van een idee naar een werkend concept (prototype) te evolueren. Na de hackathon, kun je verder verfijnen als het concept opportuniteiten biedt. Een goede raad? Start met een éénmalig event en leer op die manier een methodiek én behaalde resultaten kennen. Meer zelfs, je kunt deze methodiek uiteindelijk inlijven in je dagelijkse werking (in de vorm van design sprints), waardoor je nog verder springt!

Hoe organiseer je een hackathon?

Maak kennis met SIMO, de 4 onderdelen van een efficiënte hackathon. Het staat voor:

• Structureel: materiaal, ruimte …
• Inhoudelijk: doelstelling, kader, ideeën …
• Mentaal: motivatie, coaching …
• Organisatorisch: eten en drank, ontspanningsmogelijkheden …

Stap 1: De structuur bepaalt in grote mate het succes

Als deelnemers tijdens de hackathon nog servers moeten opzetten, dreig je veel tijd te verliezen. Zorg ervoor dat alle structurele elementen op voorhand in orde zijn. Communiceer dit, plus het verloop van de hackathon, ook duidelijk naar de deelnemers. Zo kunnen zich volledig focussen op hun project.

• Maak de hackathon langer dan 24 uur.
  De nacht die ertussen zit, helpt om hechte teams te vormen. Bovendien zorgt het voor een rustpunt dat ideeën doet rijpen én verbeteren. De unieke sfeer ’s nachts is onvergetelijk en kan soms voor interessante, verrassende en ludieke situaties zorgen. De ideale structuur? Starten om 17:00 uur, de nacht door, 1 dag, nog een nacht en eindigen omstreeks 17:00 uur op de derde dag. Goed voor 48 uur pure creativiteit!
  
• Zorg voor een goede mix in elk team.
  Zorg voor diverse teams. Idealiter heb je minstens deze drie profielen: developer, designer en een commercieel of conceptueel profiel. Let er bij de start op dat iedereen deelneemt, ook wie nog niet direct een team heeft.
  
• Zet technisch alles op punt.
  Snel en betrouwbare open WiFi, datasets makkelijk bereikbaar (en liefst met een mooie API), hardware en gadgets, voldoende stopcontacten … Teams moeten meteen in hun project kunnen vliegen.
  
• Zorg voor inspirerende ruimtes.
  Liefst met een centraal podium voor gezamenlijke presentaties. Daarnaast voorzie je break-out ruimtes voor teams die stevig willen doorwerken. En uiteraard is ook een ontspanningsruimte heel welkom.

Stap 2: De inhoud vormt een kader en laat veel vrijheid toe

• Geef een algemeen thema mee.
  Een hackathon moet veel vrijheid laten voor de deelnemers, maar lanceer gerust een thema. En geef bijvoorbeeld bonuspunten aan teams die binnen het thema een project uitwerken.
  
• Verzamel vroeg genoeg de ideeën én inspireer.
  Begin al een paar weken vooraf ideeën te verzamelen, liefst binnen het vooropgestelde thema. Dit verplicht de deelnemers om al na te denken over wat ze gaan doen, zodat ze snel aan de slag kunnen. Geef ook zelf mogelijkheden. Haal voorbeelden uit het buitenland en beschrijf mogelijke toepassingen van bepaalde datasets. Dit zal nieuwe ideeën uitlokken.
  
• Stel datasets vooraf ter beschikking.
  Of toch minstens de structuur en een beschrijving van de inhoud ervan. Zo weten deelnemers voordien al waarmee ze aan de slag kunnen. En dit geeft ideeën tijd om te rijpen.
  
• Verzamel ook andere publieke datasets.
  De beste ideeën komen uit het combineren van onverwachte datasets. Als je deelnemers verplicht om enkel met sector gerelateerde datasets te werken, zullen de projecten aan bloedarmoede lijden. Verzamel een grote reeks publieke datasets en kauw die voor.
  
• Waak over de vooruitgang van de ideeën
.
  Je kan de eerste ochtend een ‘toonmoment’ inlassen. Elk team doet een elevator pitch voor de groep, nog niet voor de jury. Dit zorgt voor een duidelijke deadline en focus om het idee af te ronden. Anders blijven sommige teams 48 uur op het idee kauwen en komen ze niet tot uitvoering.

Stap 3: Al aan de mentale impact van een hackathon gedacht?

48 uur aan één stuk doorwerken is mentaal belastend. Meer nog: de motivatie en creativiteit kan een deuk krijgen. Je kan dit gelukkig vermijden:

• Inspireer met lezingen.
  Indien mogelijk, organiseer de eerste dag ’s avonds inspirerende talks. Liefst binnen het thema en in de taal van de deelnemers. Laat deze geven door sprekers (niet-deelnemers) van binnen of buiten het bedrijf.
  
• Wandelende coaches
.
  Zoek een paar ervaringsdeskundigen (binnen of buiten het bedrijf) als aanspreekpunt tijdens de hackathon. Ze bezoeken teams en coachen op basis van de vorderingen. Wie vastzit of te lang twijfelt kan daardoor een nieuwe boost krijgen.
  
• Tussentijdse verrassingen werken goed.
  Laat tijdens de zomer een ijskar aanrukken. Of een kraampje met jenever en glühwein bij koude winterdagen. Nu en dan een beetje ontspanning moet kunnen. Zo helpt 10 minuten je gedachten verzetten om nadien sneller vooruit te kunnen. Probeer hier en daar wat verstrooiing te voorzien, zoals een kicker, boksbal, pooltafel …
  
• Een inspirerende jury
.
  Zorg voor een jury om de eindresultaten te beoordelen. Maak die jury zo inspirerend mogelijk. Bijvoorbeeld een thought leader binnen de sector.
  
• Een motiverende prijs.
  Geld en fysieke prijzen motiveren, maar meestal bereik je meer met de belofte dat er nadien ook werkelijk iets gedaan wordt met het project en dat je het team erbij zal betrekken.

Stap 4: Algemene organisatie uitwerken en duidelijk communiceren

• Geef duidelijke doelstellingen en criteria mee
.
  Bijvoorbeeld: “Op vrijdag om 17 uur verwachten we een presentatie van 10 minuten met een werkend prototype”. Bij Duke and Grace werkt het telkens goed om een vijftal criteria mee te geven waarop projecten beoordeeld worden: innovativiteit, commerciële haalbaarheid, kwaliteit van de afwerking, rendabiliteit, sluit wel of niet aan bij het thema …
  
• Desondanks zijn er géén regels!
  Hoewel je een kader moet creëren, blijft absolute vrijheid heel belangrijk. Die vrijheid is de essentie van een hackathon: mensen laten zwoegen op een project dat hen inspireert,en waar ze anders zelden de kans toe krijgen. Iedereen kiest zelf waaraan hij werkt, met wie, wanneer, waar, hoe …
  
• Bijhorende communicatiecampagne.
  Het vraagt immers een actieve inspanning om de juiste profielen aan te trekken. De communicatie vooraf helpt ook om tijdens de hackathon aandacht te krijgen en nadien de projecten te presenteren naar de buitenwereld.
  
• Sociale media tijdens de hackathon
.
  Zorg voor iemand die content (tekst, video, foto’s) genereert én deelt tijdens het evenement. Ook nadien laat je alles voortleven. Probeer op een authentieke manier zoveel mogelijk aandacht te trekken naar het initiatief.
  
• Hou het energieniveau op pijl
.
  Vergeet niet dat je deelnemers moeten ... eten. Laat ze niet wegglippen uit de sfeer en voorzie zelf een heerlijke hap, zoals vers fruit, pizza’s, smoothies, een buffet …