Hoe dashboards jouw onderneming helpen groeien

• Google Analytics voor het gebruik van een site

• Fitbit & Nike fuelband+ voor het monitoren van je lichaam: slaap- en eetpatroon, fysieke inspanningen en meer. De manier waarop we deze info verzamelen zal binnenkort drastisch veranderen en uitbreiden.

• Wistle en Fitbark om onze huisgenoten met een vacht nauwlettend op te volgen.

• Dashboards voor auto’s, machines, software …


Alles waar beweging in zit, krijgt tegenwoordig een dashboard om de bewegingen in kaart te brengen en vooral om de resultaten te meten.

Jouw onderneming is een levend organisme. Het krioelt van de bewegingen, beslissingen en veranderingen. Stel je voor dat je van elke evolutie een overzicht hebt en nauwkeurig kan meten wat de impact is. Klinkt interessant, toch?

Dashboards binnen een bedrijf zijn een must

Bewegingen nauwkeurig opvolgen geven je gemoedsrust en vooral heldere inzichten. Ja, dashboards gebruik je voor meer dan digitale metingen.

Inzicht in processen en acties geeft mensen de mogelijkheid om bij te sturen in functie van de grotere strategie. Of om die strategie zelf bij te sturen. Dit over alle departementen heen.

Praktisch voorbeeld:
Sales merkt dat de binnenkomende leads via de website aanzienlijk dalen. Die cijfers toegankelijk maken via een dashboard bij marketing geeft hen de kans om snel in te spelen op die daling zonder overbodig overleg intern.

De voordelen

Tijdswinst
Je hoeft cijfers niet meer te verzamelen of manueel bij te houden. Je hoeft ook geen rapporten meer samen te stellen. Dashboard openen en je ziet een duidelijk overzicht.

• CEO ziet in één oogopslag de gezondheid van zijn bedrijf

• Sales resultaten eenvoudig naast marketing inspanning leggen

• Elk profiel heeft een duidelijk zicht op zijn departement én op dat van anderen 


Proactieve houding

Een ‘helicopterview’ op je bedrijf helpt om te weten waar er moet bijgestuurd worden. Hoe frequenter dat overzicht een update krijgt en kan geraadpleegd worden, hoe sneller en gerichter je kan bijsturen.

Zo kan je een alarm instellen als een bepaald cijfer teveel blijft zakken, bijvoorbeeld binnenkomende leads. Of een bepaald cijfer te hoog wordt, bijvoorbeeld het aantal bezoekers dat een online aankoop halverwege het proces afbreekt.

Dankzij zo’n automatische notificaties spot je ook sneller rijzende sterren in je bedrijf en opvallend succesvolle beslissingen of acties. Die kan je voeden om het momentum kracht bij te zetten.

Stel nu dat je automatisch een melding krijgt over een cluster binnen je bedrijf waar de mensen systematisch overuren kloppen. Snel inspelen is mogelijk door bijvoorbeeld na te gaan of er teveel werkdruk ligt bij hen.

Objectiviteit
Hoe meer mensen betrokken worden bij het samenstellen van cijfers en rapporten, hoe meer kans op fouten. Of zelfs op bewust foutief voorgestelde situaties om punten te scoren hogerop in de onderneming.

Automatisch gegenereerde dashboards nemen die risicofactor weg.

Kostenvoordeel

Het opmaken en instellen van dashboards is een investering. Doe het slim en met expertise en je zal snel een return krijgen op die investering.

• Geen tijd meer investeren in het opmaken en presenteren van rapporten

• Minder meetings tussen verschillende departementen, want iedereen is beter op de hoogte van wat er bij anderen gebeurt

• Verlieslatende projecten worden sneller gespot - winstgevende ook en die kan je voeden

• Marketing efforts blijven gelijk, maar de KPI’s dalen? 


Minder voor de hand liggende verbanden
Dankzij dashboards kan je verbanden leggen die je niet zo snel zou maken, mocht je het manueel moeten doen. Denk daarbij voor grote organisaties aan de kosten voor rekrutering en de gemiddelde anciënniteit.

Nauwkeurigheid
Als je de dashboards goed instelt, verlaag je de foutmarge aanzienlijk.

Welke dashboards heb je nodig en hoe doe je dit?

Welke dashboards nuttig zijn hangt af van je onderneming en de grootte ervan. Je kan ze inzetten op verschillende niveaus en binnen verschillende departementen. We geven een paar voorbeelden:

• Strategie en visie: winst, awareness, impact op milieu, media-aandacht, …

• Sales: omzet, hoeveel leads voor die omzet, aantal leads versus closed deals, …

• Marketing: budget versus resultaten, onderverdelen per campagne of actie, aantal leads, …

• HR: budget versus aanwervingen, personeelsverloop, eindresultaat van de onderneming versus personeelskost, …

• Productie en creatie: gerealiseerde waarde, factureerbaar werk per werknemer, productiekost versus omzet, …

• …


Hoe je dit allemaal opzet? Dat is eerder een technische vraag en er zijn heel wat experts die je daarbij kunnen helpen.

Een belangrijkere vraag is: “Wat moet ik nu precies meten?”

Daar een antwoord op vinden is een kunst. Je moet een evenwicht vinden tussen de cijfers die je nodig hebt en het overzicht van het geheel.

Pro-tip: zet aantal leads niet naast marketing budget of HR-budget niet naast aantal aanwervingen. Laat het dashboard 2 cijfers met een verband omzetten naar een ratio om het aantal elementen in je dashboard te beperken.

Wij hebben 2 belangrijke fases gedefinieerd om dashboards te kunnen opmaken.

1 - Vertalen van overkoepelende doelstellingen naar correcte metrics

Voorbereiding is een sleutel tot succes en dat is hier niet anders. In de pre-fase de juiste beslissingen nemen bepaalt hoe waardevol de dashboards zijn in de toekomst.

Je vertaalt bedrijfsstrategie, departementsdoelstellingen, persoonlijke belangen en meer naar concrete metingen die je een totaalbeeld geven. Het hoofddoel van dashboards is dan ook een gelimiteerd aantal metrics monitoren die het best de bedrijfsprestaties weerspiegelen.

Wees niet bang om hier met trial & error te werken. Het is een illusie dat je een dashboard 1 keer opzet en het jaren blijft gebruiken. Bijsturen zal regelmatig nodig zijn, maar de voorbereidende oefening bepaalt hoe vaak je dat moet doen.

De eerste beslissing is een keuze tussen 2 mogelijke aanpakken:

Dashboards indelen volgens de traditionele departementen: elk departement een eigen dashboard

Betere aanpak lijkt ons: overkoepelend de bedrijfsstrategie en doelstellingen in kaart brengen en bepalen wat je moet weten om dit te monitoren. Daarna per departement meer gedetailleerde metrics bepalen in samenspraak met hen.

Het risico bij de eerste aanpak is dat je geïsoleerde metingen doet en elk departement eigen doelstellingen bepaalt die misschien niet in lijn liggen met de bedrijfsstrategie.

Het voordeel van de tweede aanpak is dat je vrijwel voor elke persoon of groep aangepaste dashboards kan maken. Die metrics kan je combineren zodat je hogerop een helder overzicht krijgt en alles ligt in lijn met de strategie.

2 - Alle data op één punt toegankelijk maken

De uitdaging: bedrijven, groot of klein, hebben een massa aan data in verschillende vormen en overal verspreid: boekhoudsoftware, sales software, project management tools, CRM, CMS, …

De oplossing: data is beschikbaar, daar zit het probleem niet. Dit samenbrengen tot 1 geheel is een ander paar mouwen. Met wat geluk hebben een aantal systemen een API die je makkelijk kan aanspreken. Maar je zal voor andere systemen een aangepaste koppeling moeten voorzien om de programma’s aan te spreken.

Wat heb je nodig: technische profielen die hieraan kunnen meewerken. En tools. Krachtige tools.

Webtools zoals Bime, Klipfolio en Datapine helpen je een flink eind op weg. Het zijn basispakketten waarmee je in enkele seconden een grafisch mooi ogend dashboard opzet. De tools hebben voorgedefinieerde metrics en bronnen.

Let wel dat deze tools de flexibiliteit beperken, zeker binnen grote ondernemingen. Die flexibiliteit heb je nodig, gezien elke onderneming een eigen strategie heeft en de structuur van departementen vaak verschilt. Tools hebben meestal de mogelijkheid om aangepaste data en API’s te koppelen, maar dit vraagt kennis en tijd.

Conclusie: de technologie wacht op jou

De technologie om uitgebreide dashboards op te stellen is er. Van gedetailleerde dashboards voor specifieke profielen binnen de onderneming tot overkoepelende dashboards voor managementprofielen. Het kan allemaal binnen 1 groot geheel, zodat alles met elkaar verbonden is.

Kunnen we je hierbij helpen?
Het lijkt een complex en technisch verhaal. Dat is het ook. Maar met de juiste strategische partner zal dit jouw bedrijf een extra competitief voordeel geven.

Praat met ons.