Een blik achter de schermen van de Wijs hackathon

Een paar weken geleden waaide de wervelwind die hackathon heet al voor de vierde keer door onze kantoren. In deze post willen we iets meer achtergrond geven over hoe je innovatie binnen een bedrijf kan stimuleren op een hands-on manier, en over wat wij al leerden uit onze hackathons.

Hacka-what?

Een hackathon in de oorspronkelijke zin van het woord is een event waarop programmeurs zeer intensief, bijna explosief samenwerken om bepaalde projecten te ontwikkelen. Vaak zit er ook een competitief kantje aan: iedere deelnemer wil zich van zijn beste kant laten zien.

Een bekend voorbeeld van zo’n hackaton-innovatie is de Facebook like-button, die tijdens een hackaton het levenslicht zag. Nieuwe bedrijven als Yelp, LinkedIn, Foursquare,… zijn ook fan van het concept.
Ook in eigen land zien we voorbeelden: zo organiseerde ING een paar jaar geleden, met onze hulp, een hackathon met studenten. Naast innovatieve ideeën hield de bank hier ook goeie rekruten aan over.

Waarom wij onze mensen twee dagen niet laten werken

...Of toch niet op de traditionele manier. Als HR-manager ben ik een grote fan van hackathons. Het is een ideale manier om innovatie binnen een bedrijf te stimuleren op een hands-on manier. Geen fluffy presentaties of vage concepten, maar twee dagen intensief experimenteren met nieuwe technologieën en spannende concepten.

Maar het doet meer dan innoveren. Het is ook een disruptieve innovatietechniek bij uitstek om:

• mensen creatief uit de bol te laten gaan
• mensen tijd te geven om te leren, te groeien, te experimenteren en zich te ontwikkelen in een veilige omgeving
• elkaar beter te leren kennen om beter samen te werken
• teams zelfsturender te laten worden
• te werken aan teamsfeer
• onze bedrijfscultuur naar buiten te dragen
• aan employer branding te doen
• uiting te geven aan de focus op innovatie
• de passie van onze mensen voor onze diensten en klanten optimaal gecombineerd te zien. 

Hackathon bij Wijs

In 2012 organiseerde we dus bij Wijs onze eerste tweedaagse hackathon voor alle werknemers. We hadden net een fusie achter de rug, en het leek ons een uitstekende manier om innovatie te brengen, maar vooral ook om het team dichter naar mekaar te brengen. 


We stelden voor onze hackathon een aantal spelregels op:

• 48 uur doorlooptijd 
• doel is een meerwaarde voor Wijs te creëren 
• de deadline ligt op vrijdag 16u. Dan presenteert elke groep zijn project, en formuleert het management feedback op basis van vooraf vastgelegde criteria. 

​Iedereen kan zijn 48 uur volledig zelf invullen. Wil iemand the extra mile gaan door op kantoor te kamperen, dan kan dat. Beslist een team om op café te gaan brainstormen, dan kan dat ook. Het management team laat zich gedurende die 48 uur niet zien, enerzijds om sturing los te laten: niemand die komt pottenkijken, niemand die grenzen komt stellen. Anderzijds kruipen de leden van het management zelf twee dagen samen om na te denken over bedrijfsinnovatie. Ook voor het management is zo’n hackathon dus allesbehalve verloren tijd, integendeel.

Voorbereiding

In de weken voorafgaand aan de hackathon, zorgen we er als bedrijf voor dat de omstandigheden optimaal zijn om voor maximaal hackathon-resultaat te zorgen.

We zorgen ervoor dat het topic leeft, dat er gebrainstormd wordt over mogelijke thema’s. Dat mensen hun hackathon-plannen kunnen delen, via posters maar ook gewoon aan de lunchtafel of aan de koffiemachine. Spontaan vormen zich dan teams.

Het management stelt vooraf ook bepaalde ‘bonusthema’s’ voor, om de projecten toch een beetje richting te geven.

En natuurlijk vergeten we onze klanten niet tijdens de hackathon. Via een beurtrol zorgen we voor de nodige support en permanentie.

Deadline time!

Vrijdag om 16u komt het management team uit hun afzondering terug, en verzamelt iedereen voor het grote presentatiemoment. De teams krijgen elk een kwartier om hun projecten voor te stellen, met presentaties, live demo’s, learnings, enzovoort.

De teams krijgen na hun presentatie feedback van het management en van andere collega’s. Elk lid van het management team let tijdens de presentatie op een specifieke bedrijfscompetentie, en geeft daarover zijn feedback. Op die manier krijgt elk team dus scores op:

• klantgerichtheid, 
• resultaatgerichtheid/gedrevenheid/strategisch denken, 
• werken in team, 
• kwaliteitsgerichtheid,
• innovatie en functionele expertise

Zo weten de teams waar de sterktes van hun project zitten, en waar ze in de toekomst nog verder aan kunnen werken.

Vier jaar hackathon

We waren met deze vierde editie niet meer aan ons proefstuk toe, en dat was te merken aan de manier waarop de teams zich organiseerden. In 2012 waren er veel vragen en onzekerheid, zowel wat betreft het verloop (“moet ik dan dag en nacht werken?”) als over de organisatie (“hoe rekruteer ik mensen voor mijn team?”). 
Deze keer zagen we goed voorbereide teams, die al heel wat denkwerk verricht hadden, en heel goed wisten wat ze in die 48 uur wilden realiseren.

Maar in die vier jaar zagen we ook een andere evolutie, die de groei van Wijs naar grotere, uitdagende projecten weerspiegelt. Waar de eerste projecten dikwijls gericht waren op interne teamwerking (gamification op de werkvloer, een eigen pooltafel) of op tijdelijke campagnes, zien we dat recente projecten heel goed nagedacht hebben over de meerwaarde van hun werk voor bepaalde sectoren of klanten.

Een greep uit de projecten van dit jaar:

• Een 5-koppig team bouwde een Virtual Reality Car Configurator, met behulp van het 3D-programma Unity en een Oculus Rift. De gebruiker kan de auto die hij bekijkt zelf helemaal aanpassen naar zijn smaak door met zijn eigen handen op virtuele knoppen te klikken. Daarvoor werd Leap Motion gebruikt.
• Memento ontwikkelde een website en -applicatie die gepersonaliseerde souvenirs maakt op basis van Instagramfoto’s. Ze maakten daarvoor gebruik van een heel legertje tools, van Django, Python en Sonarqube tot Mollie en Kanbanflow.
• Online marketeers ontwikkelden onder andere een geautomatiseerde benchmark-database en een manier om AdWords-campagnes te koppelen aan uitzendschema’s op radio of televisie.

• Fill The Fridge werd een project dat inspeelde op de verregaande personalisatiemogelijkheden op vlak van weekmenu’s en foodbags. Een website met een uitgebreide database en achterliggend algoritme schotelt je menu’s op maat voor, op basis van je agenda, voorkeuren, sportgewoontes, dieet, eetgeschiedenis enzovoort.
• Team Gecko hing heel het gebouw vol met iBeacons en werkte aan een service die aan de hand daarvan de offline shopping ervaring doorweeft met digitaal. Het gevolg: niet-meetbaar shopping gedrag wordt meetbaar & (persoonlijke) digitale interacties worden mogelijk waar dat vroeger nauwelijks zo was. Op die manier wordt de customer journey naar een hoger digitaal niveau getild.

Zelf een hackathon organiseren

Misschien begint het intussen te kriebelen om zelf een hackathon te organiseren binnen je bedrijf. Voor alle werknemers, of specifiek voor HR of sales. Misschien kan je dan ook meteen 1001 redenen bedenken om het niet te doen: er is geen budget, je hebt een te groot of te klein team, of je denk dat je sector zich daar niet toe leent.

We dagen je uit: waag de sprong! Begin klein, kijk hoe het loopt en stuur bij.  
En voor wie nog een laatste duwtje in de rug nodig heeft, hier alvast enkele tips:

• Organiseer je eerste hackathon eventueel in het weekend
• Doe het eens in de plaats van een “klassieke” teambuilding in de Ardennen
• stel een doel voorop, leg een paar spelregels vast, geef het startschot en laat los!
• Betrek studenten bij je hackathon
• Hou de focus op fun
• Zorg voor ondersteuning van IT 
• Prijzen kunnen de competitie en de resultaten verhogen
• Zorg ervoor dat de hackathon te volgen is op sociale media
• Zorg voor eten en drank

Kijk gerust ook eens op onze vorige blog met tips voor de organisatie van een hackathon voor extra inspiratie.

Toch niet helemaal zeker over hoe je een hackathon aanpakt? Contacteer ons gerust.
 

Just do it!